Kosten teilen in der Gruppe: Warum noch eine App?

Montagabend, kurz vor Mitternacht. Das Essen war gut, die Rechnung ist irgendwann beglichen, und dann trudelt die Nachricht ein: „Wer hat eigentlich das Taxi bezahlt? Und schuldet mir noch jemand was für den Wein?“

Wer schon mal mit mehr als zwei Leuten verreist ist, gegrillt hat oder in einer WG wohnt, kennt den Rest. Hochscrollen, suchen, irgendwo hängt ein Foto vom Kassenbon zwischen Geburtstagsgrüßen und dem Standort vom Parkplatz. Am Ende tippt jemand Zahlen in den Taschenrechner, und alle vertrauen dem Ergebnis, weil keiner nachprüfen mag.

Dafür haben wir PlanLos! gebaut. Dass man sich bei dem Satz „Wir haben eine App gebaut“ erst mal höflich zunickt, wissen wir. Deshalb gleich die Frage, die ohnehin im Raum steht: Warum noch eine App?

Kosten teilen im Gruppenchat: Warum das selten gut geht

Ausgaben aufteilen klingt nach Mathe, ist aber meistens ein Gedächtnisproblem. Wer hat was ausgelegt, für wen, und stand das irgendwo? Im Chat steht alles – nur eben nicht an einer Stelle. Die Info „Ich habe die Ferienwohnung angezahlt“ von Mittwoch liegt unter sechzig Nachrichten zur Frage, ob jemand Handtücher mitbringt.

Dazu kommt ein soziales Problem. Wer im Chat Geld anspricht, wird schnell zum Buchhalter der Gruppe. Das macht niemand gern. Also macht es die Person, die am schlechtesten Nein sagen kann, und ist am Ende die, die am längsten auf ihr Geld wartet.

Termin finden in der Gruppe: Bevor irgendwer etwas mitbringt

Eigentlich beginnt jede Planung mit der Frage, die am längsten dauert: Wann passt es? Jemand schreibt „Wie wäre der 14.?“, zwei sagen Ja, einer fragt nach dem 21., eine Person ist „eigentlich nur samstags“ dabei – und nach drei Tagen weiß keiner mehr, welcher Vorschlag gerade gilt. Terminfindung per Chat ist ein Dauerbrenner, vor allem bei Gruppen ab fünf Leuten.

Die übliche Lösung ist eine Terminumfrage in einem eigenen Tool. Das funktioniert, nur steht der fertige Termin danach woanders als alles, was ihr dafür noch klären müsst. Wer wissen will, wer was mitbringt, öffnet eine zweite App, und die dritte kennt die Kosten.

In PlanLos! läuft die Terminabstimmung in derselben Gruppe. Wer die Gruppe angelegt hat, startet die Planungsphase und wirft Tage oder Zeiträume als Vorschläge rein. Alle tippen „Passt mir“ bei den Terminen, die gehen, auch bei mehreren. Dann legt die Gruppenleitung einen Vorschlag fest, und der Termin steht. Solange abgestimmt wird, sind Mitbringen, Erledigen und Kosten ausgeblendet. Erst der Termin, dann der Rest – das nimmt den Druck raus, schon Salat zu verteilen, bevor klar ist, ob die Party überhaupt am Samstag stattfindet. Fällt der Termin doch wieder weg, gebt ihr ihn frei und stimmt neu ab. Wer will, bekommt dazu eine Mail. Die Schritte stehen in der Anleitung zur Terminfindung.

Mitbringliste und Aufgaben: Dieselbe Baustelle

Mit Mitbringlisten läuft es ähnlich. „Bringt irgendwas mit“ ist der sicherste Weg zu drei Kartoffelsalaten und keiner Kohle. Wer eine Grillparty organisieren will, hat jedes Mal dieselben Fragen: Wer bringt was? Was muss vorher noch erledigt werden, zum Beispiel Gartenmöbel raus oder den Nachbarn Bescheid sagen? Und wer hat schon etwas ausgelegt?

Für jede dieser Fragen gibt es eine eigene App. Der Termin kommt aus einer Umfrage, die Mitbringliste aus einer Listen-App, die Aufgaben aus der Notizen-App, die Kosten aus einer Abrechnungs-App. Alles brauchbare Werkzeuge. Nur sitzt die Gruppe danach in vier Tabs und erklärt sich im Chat gegenseitig, wo was steht.

Es gibt doch Splitwise und Tricount – wozu noch eine App?

Zu Recht gefragt. Reine Abrechnungs-Apps machen ihren Job gut, und wer nur Kosten teilen will, kommt damit weit. Wie sich PlanLos! daneben schlägt, steht im Vergleich zur Splitwise-Alternative und in der Tricount-Alternative. Manchmal ist die einfachste Antwort: Bleibt dabei.

Schwieriger wird es, sobald nicht nur Geld im Spiel ist. Der Punkt „Schlüssel beim Vermieter abholen“ kostet nichts, muss aber trotzdem jemand machen. Und der Gast, der nur schnell den Salat eintragen will, hat wenig Lust, sich dafür irgendwo zu registrieren. Auch reine Mitbringlisten wie Bringabottle lösen genau eine Sache; die Abrechnung danach landet wieder im Chat (hier der Vergleich).

Unsere Idee war deshalb gar nicht groß: ein Ort pro Gruppe, den man per Link in den Chat wirft. Dort steht, was ansteht – und wer was übernommen hat.

Was in PlanLos! steckt

Vier Bausteine, die ihr einzeln an- und ausschalten könnt:

• Termin finden: Tage vorschlagen, „Passt mir“ tippen, Termin festlegen. Wenn er steht, geht es mit den Listen weiter. So funktioniert die Planung.
• Mitbringen: Hier legt ihr eine Mitbringliste an. Wer etwas übernimmt, steht mit Namen dabei, und den Listen-Link könnt ihr auch ohne Konto teilen.
• Erledigen: Einkauf und Aufgaben, mit Mengen, wenn es drauf ankommt. Wer Aufgaben verteilen will, hakt sie hier einfach ab.
• Kosten: Auslagen eintragen, Salden sehen, Ausgleich in Klartext. Wie das genau läuft, beschreibt die Seite zum Ausgaben teilen.

Was ihr nicht braucht, bleibt aus. Bereits angelegte Einträge verschwinden dabei nicht, falls ihr ein Modul später wieder einschaltet. Eine Übersicht aller Bausteine gibt es unter Funktionen, eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung in der Anleitung.

Umsetzung: Warum PlanLos! so gebaut ist, wie es ist

Ein paar Entscheidungen, die man der App auf den ersten Blick nicht ansieht:

Zuerst der Browser. In einer Gruppe hat jede und jeder ein anderes Handy und unterschiedlich viel Lust, etwas zu installieren. Ein Link funktioniert bei allen. Die iOS- und Android-App sind in Arbeit, aber der Weg über den Browser bleibt der kürzeste.

Mitmachen ohne Konto. Wer den Link öffnet, gibt seinen Namen an und kann loslegen. Ein Konto lohnt sich für die, die mehrere Gruppen im Blick behalten wollen. Gäste müssen nicht erst Formulare ausfüllen, bevor sie „Kartoffelsalat“ eintragen dürfen.

Ausgleich in Klartext statt Diagramm. Niemand will Balken deuten. Am Ende soll da stehen: Jonas zahlt Mara 86,40 Euro. PlanLos! schlägt vor, wer wem überweist, und rechnet die Salden dafür zusammen.

Nicht jede Ausgabe gilt für alle. Wer nicht im Taxi saß, muss nicht mitzahlen. Deshalb legt ihr bei jeder Ausgabe fest, für wen sie gilt.

Server in der EU, kein Abo. Kostenlos heißt hier wirklich kostenlos, ohne Testphase, die nach 30 Tagen ausläuft.

Wofür Gruppen PlanLos! nutzen

Am häufigsten dort, wo „Ich leg das erst mal aus“ und „Wer bringt was mit?“ im selben Thread landen. Welche Bausteine dabei am meisten bringen, steht jeweils in Klammern:

• Grillabend (Mitbringen, Erledigen, Kosten): Salat, Getränke und das Fleisch vom Metzger kommen auf die Mitbringliste, damit nicht dreimal dasselbe auftaucht. Kohle, Eis, Müllbeutel und „Gartenmöbel raus“ stehen unter Erledigen, und wer etwas vorgestreckt hat, trägt es unter Kosten ein. Wenn das Wetter noch mitreden darf, hilft vorab die Terminabstimmung. Mehr dazu bei der Grillparty-Organisation, und wie viel ihr für wie viele Gäste braucht, rechnet der Grillparty-Mengenrechner grob aus.
• WG (Kosten, Erledigen): Milch, Klopapier, Spüli – wer eingekauft hat, trägt den Betrag ein, und die WG-Kasse zeigt, wer wem noch etwas schuldet. Offene Einkäufe stehen unter Erledigen, dann fragt niemand mehr im Chat, ob schon jemand Spüli geholt hat. Für Feiern kommt Mitbringen dazu, siehe WG-Party.
• Urlaub (Planung, Kosten, Erledigen): Zuerst klärt die Planung, in welcher Woche alle können. Danach läuft vor allem die Abrechnung von Ferienwohnung, Einkauf und Tankstopps, zu sehen bei der Urlaubskasse und beim Reisekosten aufteilen. Mitbringen taugt für Sonnenschirm, Kartenspiel und Kühlbox, Erledigen für Check-in und Abreise. Wer eine Gruppenreise organisieren will, findet dort die Aufgabenliste.
• Festival und Wochenendtrip (Mitbringen, Kosten, Erledigen): Zelt, Kocher, Proviant – die Mitbringliste sorgt dafür, dass nicht fünf Leute denselben Gaskocher einpacken. Sprit, Lebensmittel und Pfand rechnet ihr unter Kosten ab, Tickets, Anreise und Parkplatz sind Erledigen-Punkte. Mehr dazu beim Festival planen und unter Spritkosten teilen.
• Junggesellenabschied (Planung, Erledigen, Kosten): Viele Leute, viele Terminwünsche, also fängt es mit der Planung an. Location, Programm und Anfahrt sind Erledigen-Punkte mit Zuständigen, die Vorkasse für Unterkunft und Aktivitäten läuft über Kosten, Kostüme und Deko über Mitbringen. Die Einzelheiten stehen beim JGA organisieren.

Erst ausprobieren: Rechner ohne Konto

Wer sich nur schnell Klarheit verschaffen möchte, braucht kein Konto. Mit dem Gruppenkostenrechner spielt ihr eine Abrechnung durch, der Spritkostenrechner teilt die Fahrtkosten, und im Urlaubskostenrechner seht ihr, was die Reise pro Kopf kostet. Wird daraus ein echtes Projekt, legt ihr die Gruppe an.

Kurz gefragt

Ist PlanLos! wirklich kostenlos?

Ja, ohne Abo und ohne versteckte Limits.

Müssen alle ein Konto anlegen?

Nein. Wer den Einladungs- oder Listen-Link öffnet, gibt seinen Namen an und macht mit. Ein Konto ist freiwillig.

Kann ich damit auch einen Termin finden?

Ja. Ihr schaltet das Modul Planung ein, schlagt Tage vor und stimmt mit „Passt mir“ ab. Sobald der Termin feststeht, erscheinen Mitbringen, Erledigen und Kosten wieder.

Gibt es eine App?

Im Browser läuft PlanLos! schon jetzt. Die iOS- und Android-App sind in Arbeit. Weitere Antworten stehen in den häufigen Fragen.

Zum Schluss

Wir haben PlanLos! gebaut, weil Gruppen selten nur eine Frage haben, aber ihre Antworten über Chat, Listen-App und Taschenrechner verteilen. Wenn ihr danach weniger Zeit mit Hochscrollen verbringt, haben wir alles richtig gemacht.

Legt einfach eine Gruppe an, schickt den Link in den Chat und tragt die erste Ausgabe ein. Der Rest ergibt sich meistens von selbst – spätestens beim nächsten Grillabend.

Die Fotos in diesem Beitrag sind KI-generiert und entsprechend gekennzeichnet.